Gdy temat BDO wychodzi „po terminie”, firma zwykle czuje niepokój. Wtedy łatwo wejść w tryb chaotycznego nadrabiania. To podejście jest ryzykowne, bo tworzy konieczność poprawek. Lepsze jest podejście planowe: najpierw ustalić fakty, potem ułożyć dane, na końcu wdrożyć rutynę.
Na start trzeba rozdzielić dwa obszary: (1) porządek w rejestracji oraz (2) wewnętrzna procedura. Jeśli firma naprawi tylko formalność, a nie naprawi procedury, temat wróci przy kolejnym zleceniu. Jeśli naprawi procedurę, formalność stanie się logiczna.
Jak zebrać fakty bez domyślania
Największym błędem jest działanie na domysłach. Najpierw warto zebrać informacje o procesach: gdzie powstają pozostałości, jak są oddawane, i kto jest w firmie punktem kontaktu. To jest fundament, bo bez niego „naprawa” może być później do poprawy.
Dobrze jest też ocenić, co dziś jest największym ryzykiem: brak właściciela. Na start wyznacza się właściciela, w kolejnym kroku zbiera dokumenty, a na końcu tworzy listę braków. Prosty plan jest lepszy niż „akcja ratunkowa” bez ładu.
Jak działać szybko, ale bez pogłębiania chaosu
Plan powinien mieć prostą kontrolę. Najpierw porządkuje się dane, w kolejnym kroku spisuje schemat działania, a na końcu wdraża rejestr i check-listę. Dzięki temu firma nie działa „na oślep”, tylko przechodzi przez etap domykania.
W praktyce przydaje się mini-checklista: lista typowych strumieni, a obok niej rejestr terminów. To jest „system”, który robi różnicę, bo ogranicza późniejsze poprawki.
Jak ustawić kontrolę i odpowiedzialność
Po naprawie najważniejsze jest utrzymanie: kto robi kontrolę. Działa zasada jeden rejestr. Najpierw ustala się rytm kontroli, następnie sposób raportowania, na domknięcie procedurę aktualizacji po zmianach w firmie. Dzięki temu temat BDO przestaje być niespodzianką, a staje się rutyną.
W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy priorytetem jest uspokojenie ryzyka oraz gdy liczy się kontrola.
Czego nie robić „pod presją”
Pierwszy błąd to działanie bez faktów. Drugi to „łatanie” bez utrzymania: brak rutyny. Trzeci to rozproszenie działań na kilka miejsc. Skuteczna naprawa jest wtedy, gdy firma działa proceduralnie.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter proceduralny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Reklama+
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz